我一直對於時間管理議題相當感興趣，無論是 GTD 方法論，或各種各樣的日式時間、檔案管理大師的方法學。之前認真研究筆記本等，某種程度也是為了能得取得最佳的時間管理工具。
對相關議題感興趣的主要原因之一，是我對於時間管理的能力還相當有待加強。老是覺得，如果從小時候就開始培養這些觀念，或許會相對更有成就一些。另外一方面，則是人必須不停的嘗試調適自己的管理技巧與方法，以求得最佳的方法。所謂時間管理，沒有一體適用的方法，每個人都要試著找到最適合自己的方法。
週末花了點時間看了已逝的 Randy Pausch 博士在 2007 的演講 – `Time Management‘. 相較於 Randy Pausch 的另外一場演講 Achieving Your Childhood Dream，Time Management 的演講相較比較少人注意。Achieving Your Childhood Dream 甚至出版了相當受到歡迎的書籍 《The Last Lecture》 (《最後的演講》)。
這場演講的珍貴處，不在於這是 Pausch 教授在得知自己只剩下幾個月的生命，進而提醒你生命的寶貴。
事實上這是 Pausch 教授長久以來的實務時間管理經驗，Google 上甚至可以找到他在 1998 年依照同一份主題所進行的演講。從他在電腦科學的學術領域的成就以及平衡的家庭生活看來，他的時間管理技巧顯然有其傑出之處。更厲害的是 Pausch 教授依然能夠在生命的最後幾個月，站上講台演講，並適度幽默的開玩笑，讓整場演講依然趣味盎然。
總之，從 Pausch 教授的演講中，我重複驗證一些已經使用的方法，並學到了一些平時未能注意的小技巧。以下是自己簡短備忘與感想，我建議你觀看原始演講與簡報，才能找到適合自己的方法
- 將時間視為金錢一般的數字，管理它。我其實心中藏有一個小小地費率表，告訴自己作這件事情的時薪是多少，整件事情價值多少錢。
- 電話的使用方式，盡可能使談話簡短，宣告議題，站著講電話都是很有效的方法。
- 所有做的事情都有「機會成本」，你不為重要的事情「找」時間，必須透過放棄不重要的事情「製造」時間。
- 把握創造力與最佳思考時間，把剩下的時間拿去安排會議、電話跟處理其他瑣事。
- 降低把你拉出 flow (zone mode) 的干擾，降低外力介入的次數、時間。不要隨時檢查電子郵件信箱，電子郵件的目的是讓你可以晚點處理訊息，有空做更重要的事情。
- 養成紀錄時間使用日誌 (Time Journal Data)的習慣。除了四五年前開始利用筆記本與試算表紀錄日誌外，近一年來我已經改用 Hamster 追蹤每分每秒的工作項目，因此可以追蹤分析每日、每週、每月的工作狀態。已經養成每月檢視工作目標與分析工時分配的習慣。我甚至裝 Sleep cycle alarm clock 來分析睡眠狀態，你知道，睡眠其實是我不在電腦前最長得活動之一，了解睡眠週期與品質當然也很重要。我甚至有點偏執希望有一套設備可以偵查我的腦波、血糖、血壓，這樣我就可以科學的分析自己在自己在何種生理狀態時，會產生最佳的思考效率與生產力。但我朋友鄙視的說我已經快變成 Borg 了。:-/
- 避免延宕行為。延宕 – 壓力或罪惡或緊急下所造成的生產力損失或失信行為，肇因緊張、非現實時間感或不確定目標。延宕時常造成更昂貴的代價。
- Procrastination is the thief of time by Edward Young, Night Thoughts, 1742
- Work expands so as to fill the time available for its completion, Parkinson’s Law, Cyril Parkinson, 1957
- 正確把工作委任給他人，而不是把工作傾倒 (dumping) 給他人。設定「目標」、「死線」、「後果」並施予其「尊重」、「責任」、「權力」與「挑戰」。
- 會議不要超過一小時、關掉電話、鎖住門。寫下會議紀錄，重點是工作項目、負責人與死線。
- 「碰」每封信、每張紙、每筆資訊一次！不要把他們積在桌上或收件夾。
- 殺掉電視。(我已經這樣做許久)
- 不要破壞陳諾，如果有必要，重新協商新的日期。(這點還要努力)
- 演講中的推薦書 《與成功有約》 (The Seven Habits of Highly Effective People), 《一分鐘經理人》(The One Minute Manager).
影片、中文字幕與簡報可以在 MyOOPS 開放式課程 取得，可於 Youtube 線上觀看影片。
