我一直對於時間管理議題相當感興趣,無論是 GTD 方法論,或各種各樣的日式時間、檔案管理大師的方法學。之前認真研究筆記本等,某種程度也是為了能得取得最佳的時間管理工具。

相關議題感興趣的主要原因之一,是我對於時間管理的能力還相當有待加強。老是覺得,如果從小時候就開始培養這些觀念,或許會相對更有成就一些。另外一方面,則是人必須不停的嘗試調適自己的管理技巧與方法,以求得最佳的方法。所謂時間管理,沒有一體適用的方法,每個人都要試著找到最適合自己的方法。

週末花了點時間看了已逝的 Randy Pausch 博士在 2007 的演講 – `Time Management‘. 相較於 Randy Pausch 的另外一場演講 Achieving Your Childhood Dream,Time Management 的演講相較比較少人注意。Achieving Your Childhood Dream 甚至出版了相當受到歡迎的書籍 《The Last Lecture》 (《最後的演講》)。

這場演講的珍貴處,不在於這是 Pausch 教授在得知自己只剩下幾個月的生命,進而提醒你生命的寶貴。

事實上這是 Pausch 教授長久以來的實務時間管理經驗,Google 上甚至可以找到他在 1998 年依照同一份主題所進行的演講。從他在電腦科學的學術領域的成就以及平衡的家庭生活看來,他的時間管理技巧顯然有其傑出之處。更厲害的是 Pausch 教授依然能夠在生命的最後幾個月,站上講台演講,並適度幽默的開玩笑,讓整場演講依然趣味盎然。

總之,從 Pausch 教授的演講中,我重複驗證一些已經使用的方法,並學到了一些平時未能注意的小技巧。以下是自己簡短備忘與感想,我建議你觀看原始演講與簡報,才能找到適合自己的方法

  • 將時間視為金錢一般的數字,管理它。我其實心中藏有一個小小地費率表,告訴自己作這件事情的時薪是多少,整件事情價值多少錢。
  • 電話的使用方式,盡可能使談話簡短,宣告議題,站著講電話都是很有效的方法。
  • 所有做的事情都有「機會成本」,你不為重要的事情「找」時間,必須透過放棄不重要的事情「製造」時間。
  • 把握創造力與最佳思考時間,把剩下的時間拿去安排會議、電話跟處理其他瑣事。
  • 降低把你拉出 flow (zone mode) 的干擾,降低外力介入的次數、時間。不要隨時檢查電子郵件信箱,電子郵件的目的是讓你可以晚點處理訊息,有空做更重要的事情。
  • 養成紀錄時間使用日誌 (Time Journal Data)的習慣。除了四五年前開始利用筆記本與試算表紀錄日誌外,近一年來我已經改用 Hamster 追蹤每分每秒的工作項目,因此可以追蹤分析每日、每週、每月的工作狀態。已經養成每月檢視工作目標與分析工時分配的習慣。我甚至裝 Sleep cycle alarm clock 來分析睡眠狀態,你知道,睡眠其實是我不在電腦前最長得活動之一,了解睡眠週期與品質當然也很重要。我甚至有點偏執希望有一套設備可以偵查我的腦波、血糖、血壓,這樣我就可以科學的分析自己在自己在何種生理狀態時,會產生最佳的思考效率與生產力。但我朋友鄙視的說我已經快變成 Borg 了。:-/
  • 避免延宕行為。延宕 – 壓力或罪惡或緊急下所造成的生產力損失或失信行為,肇因緊張、非現實時間感或不確定目標。延宕時常造成更昂貴的代價。
    • Procrastination is the thief of time by Edward Young, Night Thoughts, 1742
    • Work expands so as to fill the time available for its completion, Parkinson’s Law, Cyril Parkinson, 1957
  • 正確把工作委任給他人,而不是把工作傾倒 (dumping) 給他人。設定「目標」、「死線」、「後果」並施予其「尊重」、「責任」、「權力」與「挑戰」。
  • 會議不要超過一小時、關掉電話、鎖住門。寫下會議紀錄,重點是工作項目、負責人與死線。
  • 「碰」每封信、每張紙、每筆資訊一次!不要把他們積在桌上或收件夾。
  • 殺掉電視。(我已經這樣做許久)
  • 不要破壞陳諾,如果有必要,重新協商新的日期。(這點還要努力)
  • 演講中的推薦書 《與成功有約》 (The Seven Habits of Highly Effective People), 《一分鐘經理人》(The One Minute Manager).

影片、中文字幕與簡報可以在 MyOOPS 開放式課程 取得,可於 Youtube 線上觀看影片

為了某些專案的進度追蹤,改成逐周方式確認。在溝通過程中,發現週數老是對不上,原來大家的週數計算方式都不太一樣。我的紙本行事曆跟電腦行事曆也不太一樣。

原來,計算一週之始有好幾種方法,例如

  • 1/1 日開始一定算第一周。
  • 不管 1/1,從一年的第一個星期天開始算第一周。
  • 不管 1/1,從一年的第一個星期一開始算第一周。

像是波斯灣阿拉伯國家是週六開始算第一周,巴基斯坦跟愛沙尼亞是把 1/7 當作一年開始來計算。即便是上述的幾種方式,在同一個國家內也有不同的偏好阿。像我的行事曆就是 1/1 開始當作第一周,而我的電腦則是把週日開始算為第一周。兩個相較起來就差了一週。

在 Linux 上,其實 en_US 跟 zh_TW 兩種不同的語系設定,開始週數是不同的。en_US 使用的是 1/1 開始那周算第一周,而 zh_TW 則是設定成第一個週一是第一周。用 ncal 看起來像是這樣

$ LC_TIME=en_US.UTF8 ncal -w  1 2009
    January 2009
Mo     5 12 19 26
Tu     6 13 20 27
We     7 14 21 28
Th  1  8 15 22 29
Fr  2  9 16 23 30
Sa  3 10 17 24 31
Su  4 11 18 25
    1  2  3  4  5
$ LC_TIME=zh_TW.UTF8 ncal -w  1 2009
    一月 2009
一     5 12 19 26
二     6 13 20 27
三     7 14 21 28
四  1  8 15 22 29
五  2  9 16 23 30
六  3 10 17 24 31
日  4 11 18 25
   52  1  2  3  4

上述的算法,時常造成同一周被定義兩次,他可能是去年的 53 周,又是今年的第 1 周。這樣很容易造成困擾。

為了避免這種糾紛產生,其實有一份 ISO 8601 定義了週數的算法。ISO 8601 除了制定時間字串的格式之外,也定義了週數的計算方式。規則稍微複雜一點,但是是為了避免一個周被計算兩次。

ISO 8601 的計算方式是

  • 包含第一個週四的算第一周。
  • 包含 1/4 的那一週。
  • 第一週超過四天以上。
  • 12/29 後的第一個週一。

詳細算法請見 ISO Week Date。你在 Linux 上,可以用 date 指令查到以下依照週一、週日、ISO 算法的週數

$ date +"Sunday %U Monday %W ISO %V" -d '2010-01-01'
Sunday 00 Monday 00 ISO 53
$ date +"Sunday %U Monday %W ISO %V" -d '2010-01-03'
Sunday 01 Monday 00 ISO 53
$ date +"Sunday %U Monday %W ISO %V" -d '2010-01-04'
Sunday 01 Monday 01 ISO 01

此文承接前文「A5 筆記活頁紙之執念」,分享一些使用 A5 活頁紙上的經驗。

前兩週路過了誠品信義店,無意中看到今年的手帳日誌展,誠品今年進口了不少日系的手帳精品,甚至連「1101ほぼ日手帳」都替人進口,在在誘惑我的小朋友離家出走阿,真要命。

日誌展中比較感興趣的有好幾本,以下稍微提一下自己感興趣的幾個產品。

Quo Vadis 日誌展其中一品項是 Quo Vadis (英文網頁) 的 Habana 系列。據說 Quo Vadis 從 1952 年開始首創一週兩面的排版,有別於當初一日一頁的排版樣式,雖說現在許多工商日誌都發行一週兩面格式了,不過 Quo Vadis 在品質上還是相當傑出。Habana 是空白日誌,並非工商日誌。除了有非常類似 Moleskine 的束帶與小紙袋設計,比較傑出的是用了法國 Clairefontaine 集團出品且通過森林驗證認可計畫 (PEFC) 的 Elemental chlorine-free無酸紙,相較於未脫酸的酸性紙,除了環保一點,尚不容易變色容易保存,除此之外最讓我動心的莫過於 Habana 的仿皮硬封面,質感佳外,又適合當墊板。另外,根據 Jaymi Elford使用經驗,他提到與 Moleskine 比起來,Habana 相較之下更容易攤開使用,不需要特別撐開也不會跑頁,相當值得參考。
Quo Vadis 中文介紹

另外一個比較感興趣的是 CiakAgende e Organizers,特色是封面皮革 (仿皮?) 好看,還特別做了缺口,讓束帶可以固定。可惜的是,這種封面由於硬度與彈性太強,缺點是無法自然攤平,妨礙了書寫的便利性。 :-/

我對於觸感接近真皮的封面絲毫沒有抵擋能力。大概是因為國中時期,熱愛打棒球,常常週末打球後,拿著綿羊油鬆開棒球手套的束線,伴著牛皮的氣味,小心的清潔心愛的手套。於是,現在聞到牛皮的氣味,總會想起那陣熱衷的時候。也因此逛到 Raymay Fujii 的產品時,讓我愛不釋手阿!先前就很喜歡 Raymay 的 Davinci 系列,這個系列的封面都是成牛皮再經過特別處理,觸感極佳,價格也絲毫不在我的預算之內!一直很擔心自己會失心瘋真的買一本回家,所幸誠品只有 System Binder & Diary 系列,沒有進口我需要的 zeit Vektor 系列,其中 Binder Standard typeReport Pad Clip Type 都有 A5 與 20 孔版本,就是我期待的樣子,不過每本都值兩張小朋友多,真是無法下手。

特別提醒一下,由於用筆習慣的不同,除非該廠商有推薦用筆,否則你最好還是試用過再買較好,因為筆觸的效果完全跟紙質有直接關係。此外,即便是商譽極好的外國文具商,很有可能在進口時為了不同的市場調性更改製作材料或等級。這點也要特別注意,不好盡信國外的評比。

討論完昂貴的舶來品,再回來看看日常使用的紙張吧。就像我之前說過,一個順手的活頁紙其實是很難找到,網路上像是愛麗絲Ting Yangmasaru 等人也跟我有一樣的困擾,總是尋尋覓覓找一個最合適的替換內頁。

以下將會列出幾份我買過的活頁紙,並留下一些針對這些活頁紙品質的看法。事實上,這些是我在同一個月內搜刮了幾間台師大一帶的文具連鎖店,未來若用光了現在的內頁,且又發現了新的活頁紙品牌,也將會更新在此文中。

原則上,我評估的幾個重點是

  • 價格 (平均每張成本,儘量列出定價與特價之平均單張價格,特價以該文具店銷售價格為準)。
  • 紙質。類型與磅數,因為缺乏專業知識與器材,只能列出包裝上寫明之材質。
  • 排版。紙張大小、條列間隔、行數、邊緣裁切、活頁孔裁切方式、印刷圖樣。

下述的評比有一些個人主觀偏好,例如我偏好橫線印刷、乾淨的印刷圖樣、良好裁剪、小間隔、行數多、格線印刷精美、無卡通圖案圖樣、右上提供日期空格、第七八活頁孔做特殊放大處理,以方便使用原子夾。這些在你參考此文時應該要先知道,不要被我的主觀看法影響才是。

大約是從學生時代開始,習慣使用 A5 大小的筆記本,家裡尚收集了不同封面、包裝的筆記本。鑑於 A5 大小,合適隨身攜帶,書寫範圍也不至於過於侷限,那段時期,特別喜歡友人贈我筆記本。尤其是內頁高級,使用雙線圈的筆記本,因為雙線圈或使用小折數線縫書脊才能平坦的攤開,使用才不會被翻頁時所造成的高度干擾書寫。每寫完一本筆記本,都有滿滿知識與大量學習的成就愉悅感。

然而,好寫的筆記本不容易找,且每本筆記本的大小不一,造成收納的麻煩。最不方便的問題在於,常常一個主題還沒寫完,筆記本內頁已經用盡。結果只好勉為其難的換一本,造成研究主題跨越筆記本,未來查閱麻煩。

於是大約 2003 年起,我改用 A5 大小活頁紙。一般活頁紙分為六孔與二十孔兩種,我慣用的是二十孔。日常的時候,還會購入相同尺寸的年度行事曆使用,搭配橫線活頁紙與空白活頁紙使用。

空白活頁紙的目的是用在自訂格式,塞入印表機中,可以依據自己的需求印製內容,因為紙孔已經穿好,印好就可以直接置入行事曆中,相當方便。自訂的活頁紙,除了印製一些常用的通訊錄、轉帳帳號、參考筆記外,我也愛用 D*I*Y Planner 上的活頁樣本,特別是 Get Things Done 的幾個流程圖,可以隨時提醒我如何區分事情的輕重緩急。另外像是晨間日記的曼陀羅思考法,也很方便直接印製在紙頁上。

當然啦,除了活頁紙這個選擇外。陸陸續續也看過其他的筆記格式、方法。像是 PocketMod 或是日本的「超」整理手帳ほぼ日手帳 (hobonichi techo) 等等。其中 PocketMod 與 「超」整理手帳是我比較感興趣的方法,因此也參考這兩種作法,將 A5 的紙張摺三折放入皮夾中,隨時備用,臨時寫了甚麽東西後要歸檔也相當容易。

另外一個比較接近筆記需求的文具是經理夾、配合黃色內頁的橫線紙。這個組合用在會議記錄或腦力激盪的時候,可提供一個乾乾淨淨不被打擾的空間,容易記下有關於會議的各種瑣碎事項,不像使用萬用手冊時,偶爾還會被手冊上的其他事項干擾。我希望能夠找到一個質感較好的經理夾,內裝有紙夾夾住內頁,內頁尚可繼續配合 A5 活頁紙使用。在還未找到前,就先暫時用丹麥夾代替,丹麥夾好用歸好用,卻不好拿到正式會議上使用,因為乍看之下像是點餐簿,有失體面。

在找其他筆記方法的時間,也注意到日本人對於筆記(手帳)這件事情的狂熱,我甚至找到了JMAM 日本能率協会專門在做相關的研究跟推展,以及資料詳盡的 blog,如「Tiny Happy Days」、「手帳と文房具のレビューサイト」,其中手帳と文房具網站報導了大量的日本文具、筆、筆記本、方法論的書籍等等,常常看了之後就很想買一些回來使用啊。

過去兩年來,由於在一間節奏迅速的公司服務,習慣用電子方式紀錄自己的筆記與備忘錄,提筆的時間少了許多。或許如此,逐漸發現自己的記憶力衰退,猜想很大的可能性是因為書寫少了,可以協助記憶跟創造力的手寫觸感過程被 Ctrl+C, Ctrl+V 給取代了,造成腦力退化。不過當然更可能是因為老了,腦力很自然的退化了。(笑)

於是,最近趁著轉換生活方式的機會,希望找回過去的書寫習慣,又提起筆來,一筆一劃把自己的心得與知識或寫或繪在白紙上。自然從書寫習慣養成後,用紙份量又高了起來。於是,希望可以再找到一套習慣使用的紙筆。對我而言,最基本的需求是「便宜」。我不需要特別高價的鋼筆、紙張來凸顯筆記的高貴,由於使用量高,重點是必須經濟實惠,且書寫順手。

不過一開始找尋最適合的文具組合,自然期待書寫的流暢快感。於是就往精品筆中尋找,再從精品筆中找即便是摔到地上也不會心痛的筆來用。第一個試用的的筆就是 Lamy 鋼筆,便宜的筆種大約在台幣千元上下。使用過一段時間後就放棄了,原因是鋼筆雖書寫好看,但是挑紙,容易刮壞紙張,且墨水乾滯的速度太慢,一不小心就會暈開,滲過紙面或沾污另一張紙。

於是,為了效率起見,改從最平價的原子筆、鋼珠筆、油性筆、中性筆中尋找,排除容易漏油的原子筆、鋼珠筆,跟較不順滑的油性筆。最後終於選用三菱 (MITSUBISHI)UM-151 0.38 中性筆,0.28 太細、0.5 又太粗。定價是 45 元,批發購買的話,即使在台北市也能找到一隻 25 新台幣的價格,這隻筆沒有特殊協助握筆的筆管、昂貴的替換筆蕊,只有穩定、流暢的書寫手感。

用筆確認後,接下來就是活頁紙。

最後一批活頁紙,大約是去年中購入,那時一次買了五、六本。為了就是怕缺貨,偏偏這種事情又時常發生,選用了習慣的紙質後,文具店又停止進貨,於是又像摸彩一樣買市面上的任一產品,難得才會找到適合搭配 MITSUBISHI UM-151 書寫的紙張。我也因此理解,Moleskine 筆記本背後的品牌故事,作家布魯斯.查特文 (Bruce Chatwin) 在 1986 年用光了所有 Moleskine 筆記本,卻收到法國文具店告知此筆記本已經停產的失落感。

雖說 Moleskine 有著長遠的歷史,除了 Bruce Chatwin 的瘋狂蒐購,更早的梵高(Van Gogh)亨利馬蒂斯(Henri Matisse) 的使用紀錄加上成千上萬的愛用者,已經把這個品牌打造成昂貴的奢侈品,已非我輩這種平凡之士可用。我期待並可以接受的筆記本價格大約在 Moleskine 的 1/4 到 1/10。

真的很期待國內有廠商可以做出價廉物美的筆記本,接下來請讀「A5 筆記活頁紙大測試」。

其他參考資料:

以下是認為具有參考價值的網頁或論壇,但文中未引用之連結。

揭露: 本文以消費者觀點書寫,與文中所提產品之公司無業務往來。這篇文章寫於七月,然一直缺乏動機完成測試筆記,拖到十月底才發文。測試比較請參考 A5 筆記活頁紙實驗室