上一封文章中提到，COSCUP 大量的利用線上工具合作，難得透過實體會議的方式進行會議。你很難想像有多少枝微末節需要決定，這也造就了驚人的郵件數量，以及大量利用線上工具完成溝通工作。

我自己最近幾年已經習慣透過線上工具與從來沒有見過面的人合作，甚至這些合作對象常待在不同的地理區域、時區。自己對於這種工作模式相當熟悉，但是團隊中還是有人習慣利用傳統電話、會議的方式來討論事項，完成工作。

私認為，更有效的利用線上工具完成工作，會變的越來越重要與普遍。至少在開源社群中相當重要。

在籌備過程中，因為與 GNOME.Asia Summit 合作的機會，在每週一次的線上 IRC 會議中認識了 Stormy Peters, GNOME Foundation 的 Executive Director，在 GNOME 基金會負責實際營運、行銷等工作。也就是每日都必須與開源社群中的夥伴共事合作，她的經驗顯然很值得參考。

從她個人的 blog 中，我看到兩篇很值得推薦給社群朋友參考的文章，可以有效提高在開源社群中進行線上合作的生產力。五月時已經分享給 COSCUP 團隊，以下快速的翻譯成中文，詳情請見原文

• 12 tips to getting things done in open source (十二招在開源世界搞定事情的方法)
  • 準備好做很多事。只有身體力行才能說服別人，這件計畫是一件有趣且值得投入的事情。
  • 相信自己被授權做事。如果大家都對你的發想表示正面態度，請視為「同意」，動手去作。
  • 盡早招募其他人。盡早分享你的想法給其他人，讓他們參與並覺得這也是自己的主意，如此他們也會視為己出的主動貢獻。
  • 別擔心無法取得功績 (Credit)。給別人更多讚賞，多過你自己所獲得。完成你的想法，比取得名聲更重要。社群中所有的事情都會是被公開紀錄的，你會獲得你該有的信譽。
  • 加入對話。許多人透過郵件以外的工具交換意見，許多小想法或進展是在其他管道成型的，例如社交網站，加入他們的談話。
  • 高效率的管理大量資訊。學習快速分類、消化大量的郵件與資訊。
  • 回信給全部的人。對團隊保持資訊透明是非常重要的事情。
  • 為人著想。大量郵件中常常使人漏掉事情，有時候導致誤解或覺得遭到冒犯。感到煩亂時，請多體諒別人。
  • 與人見面。見面三分情。有機會見面聊天，你會更容易透過虛擬工具理解一個人。(在台灣, COSCUP 是你最好的選擇之一)
  • 做你自己。盡可能讓你參與事情的動機透明，這樣會提高別人對你的信賴度。不妨適度表達你個人的意見與立場。
  • 求助。社群中有很多人願意幫忙，只要你分享完整計畫，讓別人知道何處可以幫忙。
  • 展現你的熱情。
• 10 skills to master to get things done online (掌握十招線上搞定事情的技巧)
  • 掌握郵件。
    • 碰每封信一次。保持空收件夾，管理好代辦、追蹤郵件。
    • 使用支援討論串的郵件軟體，讓你可以方便跟上討論前後文。
    • 使用郵件過濾工具，分開不同的郵件列表的信件。
    • 只在特定時間處理郵件。
    • 持續研究並嘗試增加效率的方法。
  • 學習使用線上工具。
  • 學習找資訊的方法。弄清楚歷史郵件的搜尋方式、文件的存放位置。
  • 觀察事情被完成的方式。不同社群有不同完成事情的方法，如果你發現自己的發言沒有人理會，很可能是你弄錯了社群的文化。
  • 保持快速回應。線上協作時，遲緩效應會成倍數成長。
  • 知會團隊。讓團隊知道非線上的協議，如果你代表團隊做出決議，務必讓大家都知曉。
  • 知道何時該離線協議。有時候，一些初步的想法，最好先探尋過幾位信任夥伴的意見，再公開討論。但是請注意，都透過離線協議是無法讓讓大家都接受且同意的。
  • 電話會議的注意事項。注意每一個人都要可以順利撥入，更要注意語言隔閡。如果你發覺電話會議中有人無法完全理解或有效溝通，請改用其他方式。
  • 看懂「緘默」。有時郵件可能不會得到任何回應，在缺乏肢體語言提示的狀況下，你要學會看懂沉默的原因。
  • 學習完成的事項。花點時間觀察、詢問並了解專案的狀態。如果你總是提出一些已經討論過的事項，別人可能會覺得你不願投入。